KLAUZULA INFORMACYJNA RODO KANCELARII NOTARIALNEJ

ANETY MAGDA-ZIELECKIEJ I MAGDALENY MAGDA-BOROWIECKIEJ

W BIELSKU-BIAŁEJ

I. WSTĘP

Aneta Magda-Zielecka oraz Magdalena Magda-Borowiecka prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą Kancelaria Notarialna Aneta Magda-Zielecka, Magdalena Magda-Borowiecka s.c. z siedzibą w Bielsku-Białej dokładają szczególnej staranności w zakresie ochrony poufności i przejrzystości przetwarzania danych osobowych. W tym celu zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) przekazujemy Państwu informacje o przetwarzaniu przez Kancelarię danych osobowych:

a) klientów Kancelarii – pkt III niniejszej klauzuli,

b) pracowników, współpracowników bądź innych osób wskazanych przez klientów do kontaktu z Kancelarią, z którymi Kancelaria kontaktuje się w związku z dokonywanymi w Kancelarii czynnościami notarialnymi – pkt IV niniejszej klauzuli,

c) osób, które nawiązują z Kancelarią kontakt w celu otrzymania informacji o dokonywanych czynnościach notarialnych – pkt V niniejszej klauzuli,

d) kandydatów do pracy biorących udział w rekrutacji prowadzonej przez Kancelarię – pkt VI niniejszej klauzuli.

Niniejszą klauzulę informacyjną dot. przetwarzania danych osobowych znajdziecie Państwo na stronie internetowej Kancelarii

e) ” http://notariuszmagda-zielecka.local oraz w siedzibie Kancelarii.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. ADMINISTRATOR, DANE KONTAKTOWE

a) Administratorem danych osobowych osób wskazanych w pkt I lit. a) – d) powyżej,przetwarzanych w celach i w zakresie określonymi w niniejszej klauzuli informacyjnej są notariusze Aneta Magda-Zielecka oraz Magdalena Magda-Borowiecka prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą Kancelaria Notarialna Aneta Magda-Zielecka, Magdalena Magda-Borowiecka z siedzibą w Bielsku-Białej, adres: 43-300 Bielsko-Biała, ul. Ratuszowa 2/10, tel. 33 816-02-61, 503 932 342 (w niniejszym dokumencie łącznie jako: Administrator lub Kancelaria).

b) Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: anetamagda@notariusze.bielsko.pl lub listownie na adres 43-300 Bielsko-Biała, ul. Ratuszowa 2/10.

2. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

a) Osobie wskazanej w pkt I lit. a) – d) powyżej, której dane osobowe Kancelaria przetwarza przysługuje prawo:

− dostępu do danych osobowych oraz dostarczenia przez Kancelarię kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu,

− sprostowania danych osobowych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych, z zastrzeżeniem, że nie można sprostować danych, które stały się nieprawidłowe na skutek ich zmiany po dokonaniu czynności notarialnej,

− przenoszenia danych, a także prawo do usunięcie danych kontaktowych takich jak numer telefonu czy adres email,

− ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub ich usunięcia.

b) Ponadto:

− osobie, której dane osobowe zgodnie z niniejszą klauzulą informacyjną są przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Kancelarii lub z uwagi na niezbędność do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, przysługuje również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

− w przypadku przetwarzania przez Kancelarię danych osobowych na podstawie wyrażenia zgody przez osobę której dane osobowe dotyczą, zgoda ta może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu realizacji któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres wskazany w pkt II.1 lit. b) niniejszej klauzuli informacyjnej.

c) Osobie, której dane osobowe Kancelaria przetwarza, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

3. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH I ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH

Kancelaria nie przekazuje danych osobowych osób wskazanych w pkt I lit. a) – d) powyżej do państw trzecich (tj. spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), ani organizacji międzynarodowych.

4. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

Kancelaria nie podejmuje w stosunku do osób wskazanych w pkt I lit. a) – d) powyżej decyzji w sposób zautomatyzowany, ani nie dokonuje profilowania.

III. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW KANCELARII

1. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe są pozyskiwane od klientów, gdy kontaktują się z Kancelarią i podają dane osobowe lub dokumenty niezbędne do przygotowania czynności notarialnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Działania notariusza podejmowane są na podstawie przepisów prawa nakładających na niego obowiązki związane z wykonywaną funkcją i zadaniami (spełnia to wymogi art. 6 ust. 1 lit. b, c, e i f oraz art. 9 ust. 2 lit. f, g oraz j RODO). Oznacza to, że Kancelaria przetwarza Państwa dane ponieważ:

a) jest to niezbędne do wykonania umowy, do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy – tj. do celów związanych z przygotowaniem (w tym kontaktowaniem się ze stronami czynności notarialnej) i dokonywaniem czynności notarialnych podejmowanych na Państwa życzenie takich jak np. przygotowywania projektów umów i aktów notarialnych, aktów poświadczenia dziedziczenia i europejskich poświadczeń spadkowych oraz innych czynności notarialnych,

b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na notariuszu, w tym prowadzenia dokumentacji Kancelarii wymaganej przepisami prawa;

c) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym przez notariusza;

d) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez notariusza jakim jest w szczególności ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (w tym monitorowanie płatności i windykacji należności).

Szczegółowy zakres obowiązków prawnych notariusza oraz zadań realizowanych przez niego w interesie publicznym określają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a zwłaszcza ustawy:

− Prawo o notariacie (zwłaszcza art. 7, art. 92, art. 95c, art. 95f, art. 99, art. 100 tej ustawy),

− Kodeks postępowania cywilnego,

− Kodeks spółek handlowych,

− ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych,

− ustawa podatku od spadków i darowizn,

− ustawa o podatku od towarów i usług,

− ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych,

− ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców,

− ustawa o gospodarce nieruchomościami,

− ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,

− Prawo geodezyjne i kartograficzne,

− ustawa o rachunkowości,

− ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Kancelaria w szczególności pobiera podatki i opłaty sadowe, przekazuje wypisy aktów notarialnych do organów państwowych i samorządowych oraz sądów.

Dla każdego procesu i celu Kancelaria gromadzi różne rodzaje danych. Mogą one obejmować w szczególności (w zależności od konkretnej sytuacji) następujące dane dotyczące stron czynności, ich pełnomocników lub osób obecnych przy sporządzaniu aktu notarialnego:

− imiona i nazwisko, imiona rodziców,

− dane kontaktowe (adres e-mail, telefon, adres zamieszkania lub siedziby firmy),

− dane firmy (nazwa firmy, NIP, kraj),

− PESEL, seria i numer dowodu osobistego, data ważności dokumentu,

− obywatelstwo, data urodzenia i kraj urodzenia,

− adres zamieszkania lub zameldowania,

− składniki majątku, rodzaj i wartość umowy lub transakcji,

− numery kont bankowych,

− oznaczenia w rejestrach kancelarii wraz z numerami aktów notarialnych,

− numery, daty, wartości i treści faktur i innych dokumentów finansowo -księgowych,

− inne informacje wymagane przepisami prawa dotyczące osób biorących udział w czynnościach notarialnych oraz dane niezbędne do przygotowania i realizacji czynności notarialnej.

Mają Państwo obowiązek podania danych osobowych niezbędnych zgodnie z prawem do prawidłowego wykonania czynności notarialnych. Odmowa przekazania tych informacji notariuszowi uniemożliwia przeprowadzenie czynności notarialnych. Powyższe nie dotyczy danych kontaktowych, takich jak numer telefonu i adresu email, których podanie jest dobrowolne.

2. PRAWA OSOBY KTÓREJ DANE DOTYCZĄ – ZASADY SZCZEGÓLNE

Ze względu na specyfikę czynności notarialnych, w szczególności tych dokumentowanych aktami notarialnymi, dane osobowe zawarte w treści czynności notarialnych nie podlegają usunięciu ani uaktualnieniu, a ich modyfikacja możliwa jest jedynie w sposób przewidziany w ustawie Prawo o notariacie. Dane osobowe zamieszczone w aktach notarialnych, aktach poświadczenia dziedziczenia, wypisach, odpisach oraz w Repertorium A nie podlegają również usunięciu i nie ma możliwości ich przenoszenia.

Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych lub wycofanie zgody na przetwarzanie danych może zostać zgłoszony przed dokonaniem czynności notarialnej, co skutkować będzie odmową jej dokonania. Sprzeciw i wycofanie zgłoszone po dokonaniu czynności notarialnej nie mają wpływu na zgromadzone i zarejestrowane na potrzeby czynności notarialnej dane osobowe.

W pozostałym zakresie z praw osoby której dane dotyczą można skorzystać na zasadach opisanych w rozdziale II klauzuli, np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych, lub też w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem.

3. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Kancelaria ma obowiązek prawny przechowywania Państwa danych osobowych przez okres 10 lat od momentu zakończenia czynności notarialnej, w związku z którą Kancelaria otrzymała te dane, a następnie po upływie tego okresu dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Inne dane osobowe uzyskane w toku przygotowywania i sporządzania czynności mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

W zakresie realizacji obowiązków prawnych odbiorcami Państwa danych osobowych będą:

a) podmioty uprawnione do otrzymania wypisów i odpisów aktów notarialnych, takie jak strony umowy, sąd wieczystoksięgowy, starostwo,

b) organy podatkowe i inne instytucje i organy uprawnione do dostępu do danych osobowych na postawie przepisów prawa, w tym urzędy gmin, urząd skarbowy, spółdzielnia (jeżeli dotyczy),

c) podmioty uprawnione (takie jak KOWR, Lasy Państwowe, przedstawiciele samorządu terytorialnego – jeżeli dotyczy),

d) Minister właściwy do spraw wewnętrznych, Minister Sprawiedliwości (jeżeli dotyczy).

Kancelaria przekazywać będzie Państwa dane osobowe również:

a) organom publicznym i osobom posiadającym uzasadniony interes prawny (w zakresie dochodzenia roszczeń),

b) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Kancelarii, tj. podmiotowi świadczącemu usługi księgowe na rzecz Kancelarii, podmiotowi świadczącemu usługi prawne na rzecz Kancelarii, podmiotowi świadczącemu usługi informatyczne na rzecz Kancelarii, w tym dostawcy usługi serwera poczty elektronicznej (email) oraz hostingodawcy, a także introligatorowi, z którymi Kancelaria zawarła umowy o świadczenie usług.

Informujemy, że akty notarialne oraz akty poświadczenia dziedziczenia zawierające dane osobowe nie są udostępniane do wglądu, za wyjątkiem sytuacji określonych w przepisach odrębnych. Osoba, której dane dotyczą, będąca stroną danej czynności notarialnej lub uprawniona na podstawie przepisów ustawy – Prawo o notariacie bądź przepisów odrębnych może żądać wydania wypisu aktu notarialnego lub aktu poświadczenia dziedziczenia, na warunkach określonych w ustawie – Prawo o notariacie oraz przepisach odrębnych.

IV. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW, WSPÓŁPRACOWNIKÓW I OSÓB WSKAZANYCH PRZEZ KLIENTÓW DO KONTAKTU Z KANCELARIĄ

1. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe pracowników, współpracowników i osób wskazanych przez klientów do kontaktów z Kancelarią, będą przetwarzane przez Kancelarię w celu realizacji czynności notarialnej, w tym w celu bieżącego kontaktu w sprawach związanych z powierzonymi Kancelarii do przygotowania czynnościami notarialnymi.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci utrzymywania bieżących kontaktów z klientem w związku z dokonywaniem przez klienta czynności notarialnych.

2. KATEGORIE ORAZ ŹRÓDŁO (SPOSÓB) POZYSKANIA DANYCH OSOBOWYCH

Kancelaria przetwarza dane osobowe pracowników, współpracowników lub osób wskazanych przez klientów do kontaktu z Kancelarią obejmujące: imię i nazwisko, numeru telefonu, adres e-mail oraz stanowisko pracy, a także w przypadku pracowników lub współpracowników rodzaj spraw, które powierzono danej osobie, jako osobie kontaktującej się z nami lub reprezentującej klienta.

Wyżej wymienione dane osobowe Kancelaria pozyskuje w toku bieżącej komunikacji z ww. osobami kontaktowymi (przy czym podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne w celu bieżącego kontaktu z Kancelarią) lub za pośrednictwem klienta, z którym Kancelaria współpracuje.

3. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe pracowników, współpracowników i osób wskazanych przez klientów do kontaktów z Kancelarią będą przechowywane nie dłużej niż do zakończenia współpracy z klientem, w imieniu którego występują ww. osoby kontaktowe, przy czym po tym czasie, takie dane osobowe mogą być przetwarzane w zakresie i dla celów niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przez okres przedawnienia roszczeń.

4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Kancelaria może przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom świadczącym usługi na rzecz Kancelarii, tj. podmiotowi świadczącemu usługi księgowe na rzecz Kancelarii (w zakresie danych dotyczących płatności), podmiotowi świadczącemu usługi prawne na rzecz Kancelarii, podmiotowi świadczącemu usługi informatyczne na rzecz Kancelarii, w tym dostawcy usługi serwera poczty elektronicznej (email) oraz hostingodawcy, z którymi Kancelaria zawarła umowy o świadczenie usług.

V. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH OSÓB, KTÓRE KONTAKTUJĄ SIĘ Z KANCELARIĄ (NP. POPRZEZ KONTAKT E-MAILOWY LUB TELEFONICZNY), W SZCZEGÓLNOŚCI W SPRAWIE PLANOWANEGO DOKONANIA CZYNNOŚCI NOTARIALNYCH LUB OTRZYMANIA INFORMACJI O DOKONYWANYCH W KANCELARII CZYNNOŚCIACH NOTARIALNYCH

1. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe osób, które kontaktują się z Kancelarią będą przetwarzane przez Kancelarię w celu odpowiedzi na zgłoszenie lub zapytanie związane ze skorzystaniem z usług Kancelarii, a także w celu przedstawienia oferty Kancelarii, w przypadku gdy Kancelaria zostanie o to poproszona.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci udzielenia odpowiedzi na zgłoszenia, nawiązania relacji z osobą, która się z nami kontaktuje, a także przedstawienia oferty Kancelarii, w przypadku gdy Kancelaria zostanie o to poproszona.

2. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie Kancelarii danych osobowych przez osobę kontaktującą się jest dobrowolne, jednak brak podania danych kontaktowych może uniemożliwić realizację kontaktu i prowadzenie korespondencji, w szczególności udzielenie odpowiedzi na pytania kierowane do Kancelarii.

3. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Kancelaria będzie przetwarzała dane osobowe osób, które skontaktowały się z Kancelarią przez okres wymiany korespondencji, a po tym czasie: przez okres oraz w zakresie niezbędnym w celu ewentualnego ponowienia kontaktu bądź utrzymywania bieżących relacji (tj. do 18 miesięcy), a także przez okres oraz w zakresie niezbędnym w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (do upływu okresu przedawnienia roszczeń).

4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

VI. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY

1. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe kandydata do pracy będą przetwarzane przez Kancelarię w celu przeprowadzenia bieżącej rekrutacji na stanowisko wskazane przez kandydata w ramach rekrutacji, w tym w celu oceny kwalifikacji oraz umiejętności potrzebnych do pracy na tym stanowisku.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy jest:

− obowiązek prawny wynikający z przepisów prawa (na podstawie art. 22[1] par. 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie następujących danych osobowych: imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych tj. adresu do korespondencji, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacji zawodowych – podanie tych danych osobowych jest niezbędne w celu uczestniczenia w rekrutacji;

− dobrowolna zgoda kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie danych osobowych zawartych w przesłanym CV i/lub liście motywacyjnym, innych niż wymienione w art. 22 [1] par. 1 Kodeksu pracy – podanie tych danych osobowych jest dobrowolne.

W przypadku kandydata wybranego w toku rekrutacji, jego dane osobowe będą przetwarzane w zakresie i dla celów w jakim jest to niezbędne do zawarcia z nim umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W przypadku gdy kandydat wyrazi na to dobrowolną zgodę (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), Kancelaria może przetwarzać dane osobowe tego kandydata również na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

2. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe kandydata do pracy będą przechowywane nie dłużej niż do zakończenia postępowania rekrutacyjnego, z wyłączeniem przypadków otrzymania od kandydata dobrowolnej zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych – przy czym w takim przypadku dane osobowe będą przez Kancelarię przetwarzane nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy od daty przesłania dokumentów aplikacyjnych.

3. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Kancelaria może przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom świadczącym usługi na rzecz Kancelarii, tj. podmiotowi świadczącemu usługi informatyczne na rzecz Kancelarii, w tym dostawcy usługi serwera poczty elektronicznej (email) oraz hostingodawcy, z którymi Kancelaria zawarła umowy o świadczenie usług.